Jak udělat emailingovou kampaň a hromadně rozeslat emaily dle zákona o SPAMu

Co se v tomto návodu dozvíte

V tomto návodu vám ukážu jeden ze způsobů, jak udělat emailingovou kampaň a hromadně rozeslat obchodní sdělení tak, abyste nenaštvali příjemce ani úřady.

• představíme si konkrétní zákonné požadavky pro legální rozesílání
• dám vám tip, jak rozeslat žádost o souhlas se zasláním obchodního sdělení
• ukážu také nejpoužívanější a podle mně i nejlepší program na světe, který můžete zdarma použít pro emailing

Zákonné požadavky pro legální rozesílání emailů

Zákony týkající se hromadného rozesílání obchodních sdělení na email, ale například i formou SMS, jsou:

• Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
• Zákon č. 480/2004 Sb. - o některých službách informační společnosti

5 povinností pro legální rozesílání emailů

Pokud chcete hromadně rozesílat obchodní sdělení, tedy realizovat tzv. hromadný emailing, bezpodmínečně musíte:

1. mít souhlas příjemce obchodního sdělení
2. dát příjemci možnost se odhlásit z databáze rozesílky
3. označit email jako “Obchodní sdělení“
4. odeslat zprávu z platného emailu
5. uvést své pravé jméno a příjmení

Pojďme si jednotlivé požadavky detailně rozebrat.

1. Mít souhlas příjemce obchodního sdělení

To je základní předpoklad, který když nesplníte, tak automaticky rozesíláte SPAM, to znamená, že porušujete zákon. Pokud někoho naštvete, koledujete si minimálně o napomenutí ÚOOÚ, případně i finanční postih. Záleží samozřejmě na mnoha dalších okolnostech, tzn. kolik toho rozesíláte, co přesně, jak často, zda už je to po několikáté, jak jste velká firma atd.

Ze zkušenosti vím, že pokud jste malá firma nebo živnostník a rozešlete nelegálním způsobem obchodní sdělení na řádově stovky emailů a někdo vás bude žalovat, většinou dostanete jen písemnou upomínku, ve které po vás bude chtít ÚOOÚ písemné vysvětlení. Tím vás v žádném případě nenavádím k tomu, abyste to zkoušeli. Navíc na to nelze v žádném případě spoléhat.

Jak získat souhlas se zasláním obchodního sdělení?

Způsobů je mnoho. Rozhodně se vyhněte nakupování pochybných databází emailů, o kterých vám vykutálené firmy budou tvrdit, jak jsou legální. Nebudou legální! A když už budou, tak to budou mrtvé kontakty, ke kterým nemáte přístup (kontrola pravosti cílové skupiny aj.). Typickým příkladem je třeba internetová služba GoldMail nebo ZuMail. Nedoporučuji z mnoha důvodů, na které v tomto článku ale není čas. Zatím si můžete přečíst článek Zlaté mailové letadlo přistálo v ČR od Radka Donáta. Ten vám vysvětlí, proč se této službě vyhnout velkým obloukem. Takže, jak tedy od každého získat kýžený souhlas se zasláním obchodního sdělení?

Budujte si vlastní databázi emailů

Spousta marketérů vám řekne, „Vybudujte si vlastní databázi kontaktů.“ A mají pravdu! Legální databáze je totiž firemní zlato! Ale řeknu vám, vybudovat si vlastní legální databázi klientů, není vůbec jednoduché. Zeptejte se sami sebe, kdy jste někomu dali souhlas se zasláním obchodního sdělení. Maximálně tak u něčeho, co je vaším celoživotním koníčkem nebo to bezpodmínečně potřebujete ke svému životu či k práci.

Souhlas se zasíláním obchodních emailů můžete získat například:

• přes kontaktní formulář na vašem webu
• z databáze zákazníků vašeho eshopu
• při běžné obchodní schůzce
• za poskytnutí slevy na další nákup ve vašem obchodě
• za rozvoz zboží až do domu po vašem městě zdarma
• prostřednictvím různých anket, soutěží a jiných registrací

Tip: Ideální způsob je, když získáte souhlas se zasíláním obchodního sdělení přes web, protože pak se v případě sporu lépe dokazuje, kdy a z jaké emailové adresy či dokonce IP adresy, k souhlasu došlo.

Tip 2: Snažte se vždy využít vašich benefitů. Někdy se například stává, že děláte pro své klienty služby v rámci spolupráce zdarma. Tak proč toho nevyužít? Proč si za tuto službu neříct o souhlas se zasláním obchodního sdělení? Když například děláte rozvoz po městě zdarma, je to skvělá příležitost.

Pozor na žádost o souhlas se zasláním obchodního sdělení!

Pokud máte nutkání zkusit rozeslat tzv. žádost o souhlas se zasláním obchodního sdělení, měli byste vědět, že ona žádost je již sama o sobě obchodním sdělením. To znamená, že když někoho žádáte o tento souhlas, jedná o nevyžádanou poštu, tedy SPAM, protože vlastně ani k oné žádosti o souhlas nemáte souhlas. Lze to však obejít, respektive legalizovat, ale osobně to nedoporučuji. Pro odvážlivce se k této problematice vrátím na konci tohoto článku.

2. Dát příjemci možnost se odhlásit z databáze rozesílky

Dalším zákonným prvkem je, aby v emailu vašeho obchodního sdělení byl odkaz, který umožňuje jeho příjemci trvalé odhlášení z databáze emailů.

Tip: Ideální je, když používáte nějaký program pro hromadné rozesílání emailů, který umí pracovat s databází a toto odhlášení za vás provede automaticky. Nemusíte tak ručně danou adresu odstraňovat. Osobně doporučuji používat službu MailChimp, která je v základní verzi zdarma (2 000 odběratelů a rozeslání 12 000 emailů měsíčně), což je pro většinu firem a podnikatelů naprosto dostačující.

V krajním případě, pokud nepoužijete nástroj pro emailing, který nabízí tuto funkci, můžete do patičky obchodního sdělení uvést něco jako: “Pokud už nechcete dostávat obchodní sdělení, odpovězte na tento email NEZASÍLAT“. Osobně tuto verze odhlášení nemám rád, ale lepší než žádná možnost. Pokud vám email s žádostí NEZASÍLAT přijde, je vaší zákonnou povinností příjemce z databáze emailů odstranit a už mu nic nezasílat, a to až do té doby, než se zase sám k rozesílce přihlásí, což se už pravděpodobně nestane, protože jste ho něčím naštvali nebo zkrátka nemá zájem.

3. Označit email jako “Obchodní sdělení“

Další zákonnou podmínkou je, aby každý email byl jasně označen jako “Obchodní sdělení”. Tuto informaci nemusíte zbytečně psát do předmětu nebo samotného nadpisu emailu, stačí, když ji uvedete v patičce. Za žádných okolností nepoužívejte zkratku OS. Bohatě bude stačit, když v patičce uvedete například: “Tento email je obchodní sdělení, k jehož odběru jste se přihlásili. Pokud už podobná obchodní sdělení dostáváte nechcete, odhlaste se z odběru ZDE.“

4. Odeslat zprávu z platného emailu

Legální obchodní sdělení musí být dle zákona vždy rozesíláno z platné emailové adresy, aby příjemce měl možnost kdykoliv na tento email napsat, že si další přijímání emailů nepřeje.

Tip: Nepoužívejte emailové adresy s pochybným zněním typu jarda13(a)gmail.com. Takový email je nedůvěryhodný. Nejenže se nemusí příjemci líbit, což způsobí, že ho přesune do spamové složky, ale navíc mu ani díky chytrému antispamu nemusí dorazit, protože bude vyhodnocen jako SPAM a automaticky zařazen do složky s nevyžádanou poštou. Zvolte raději oficiální email podle vaší webové domény, například info(a)reznictvi-spacek.cz.

5. Uvést své pravé jméno a příjmení

Obchodní sdělení nesmí dle zákona utajovat totožnost odesílatele, tzn., že se v něm vždy podepisujte dle skutečnosti. Uveďte nejen název vaší firmy, ale také vlastní jméno. Vyhněte se podpisům typu “Tým řeznictví Špaček“. Mnohem lepší a podstatně důvěryhodnější je, když se podepíšete jako “Karel Špaček, Řeznictví Špaček“.

Chcete rozeslat obchodní sdělení, ale nemáte souhlas?

Tak teď už víte, co musí dle zákona obsahovat obchodní sdělení, které se chystáte hromadně rozeslat na emaily vašich potenciálních zákazníků, kteří vám dali souhlas se zasíláním obchodních sdělení. Lidé se mně ale velmi často ptají, jak mají rozeslat obchodní sdělení, když nemají ony kýžené souhlasy. A já jim vždycky říkám, že bez souhlasu je to nelegální, ať to nedělají. Existuje však jedna možnost, jak to udělat, nicméně i ta je na hraně zákona a mně osobně se nezamlouvá a ani ji nikomu nedoporučuji. Pokud se pro tuto možnost přeci jen rozhodnete, v každém případě dodržujte následující pravidla:

• neuvádějte do žádosti název vaší firmy
• neposílejte žádost z oficiálního firemního emailu
• neposílejte žádost z emailu, ve kterém je uveden název vaší firmy
• neuvádějte v žádosti žádný odkaz na váš web
• neuvádějte v emailu cokoliv, co by mohlo být jasným důkazem reklamního sdělení

Pokud dodržíte tato pravidla, jedná se sice o nevyžádanou poštu, nicméně se nejedná o nevyžádané reklamní sdělení, protože v emailu není uveden žádný název firmy, webová doména ani nic jiného, co by mělo reklamní účel.

Taková žádost o zaslání obchodního sdělení může vypadat následovně:

Od: reznictvi007(a)email.cz
Předmět: Žádost o souhlas se zasláním obchodního sdělení
Tělo emailu:

Dobrý den, Vážený pane Vomáčko,
rádi bychom vás touto cestou požádali o souhlas se zasláním krátkého obchodního sdělení, které bude obsahovat jedinečnou nabídku masných produktů našeho rodinného řeznictví.

Pokud souhlasíte, stačí na tento email odpovědět “SOUHLASÍM”.

V případě, že nemáte zájem, nemusíte na tuto žádost reagovat. Nebudeme vám již nic zasílat.

S pozdravem,
Karel Špaček

Pokud se vám na tuto žádost někdo ozve, tedy potvrdí vám, že mu můžete zaslat obchodní sdělení, můžete mu v dalším emailu poslat již konkrétní nabídku - obchodní sdělení. Měli byste to ale opět provést ze stejného emailu a již dodržovat všechny zákonné požadavky uvedené výše v tomto článku.

Závěrem

Ačkoliv osobně považuji i tuto možnost rozesílání hromadných emailů za nelegální, mnozí tvrdí, že to legální je, respektive, že to splňuje zákonné požadavky.

Měl jsem možnost se setkat s několika lidmi, kteří tyto praktiky použili na začátku svého podnikání, aby získali alespoň nějaké zákazníky, a všichni mi potvrdili, že jim to pomohlo. Podle informací, které mi sdělili, byla úspěšnost této podle mně “nelegální emailingové kampaně” zhruba 10%, což je podle mého názoru velký úspěch.

A co vy? Už jste to také někdy zkusili? Podělte se o své zkušenosti v komentářích.